Södertörns simsällskap är med sina närmare 3000 medlemmar en av Sveriges största simföreningar. Varje år arrangerar vi, själva eller tillsammans med andra föreningar, mellan 5 till 10 tävlingar för våra barn, ungdomar och mastersimmare. Tävlingarna arrangeras oftast tillsammans med Stockholms eller Svenska simförbundet. Exempel på dessa tävlingar är distriktsmästerskap, Sum-sim reg, Vårsimiaden och UGP. Andra tävlingar arrangerar vi i egen regi exempelvis klubbmästerskap, Sjöströms Knatte, Swim-Run samt Södertörnaren. Till alla dessa arrangemang krävs en hel del ideellt arbete, för två-dagars tävlingar som arrangeras med förbundet uppgår arbetstimmarna till ungefär 700 arbetstimmar per tävling och för egna arrangemang på två dagar krävs ytterligare närmare 100 arbetstimmar till. Totalt på ett år landar vi på omkring 4500 ideellt arbetade timmar. Delar vi dessa timmar på alla barn i tävlingsverksamheten landar det på ungefär 20 h ideellt arbete per aktivt barn och år.

Roller som behövs för att en tävling ska gå att genomföra är följande: tävlingskommitté, sekretariat, tävlingsfunktionärer, distriktsfunktionärer, tävlingsledning, hjälpredor samt på- och avriggningspersonal.

Tävlingskommitténs främsta uppgift är att planera tävlingen som skall genomföras. Kommittén består av (tillsammans med sportchefen):
1 tävlingsansvarig från styrelsen som har kontakt med sportchefen om tävlingsplanering, beställning av utrustning, medaljer samt övrig info kring tävlingar.
1-2 ansvariga för sammankallande av funktionärer till tävlingen för bemanning.
1 ansvarig för sekretariat
1 ansvarig för bemanning av hjälpredor och info för av- och påriggning
1 ansvarig för funktionärsutbildningar tillsammans med sportchefen

Funktionärer, utbildade av en sk KLÄRK, står som tävlingsfunktionärer (vändningskontrollanter och tidtagare) samt distriktsfunktionärer (vändningskontrollantledare och bandomare). Utbildningen är på ungefär 5 timmar totalt där 3 timmar är teori och 2 timmar praktisk genomgång vid bassängkanten, därefter går man två stycken praktikpass på sanktionerade tävlingar. På varje tävling bemannar man med 2 tävlingsfunktionärer per bana samt 4 stycken distriktsfunktionärer per pass runtom bassängen. I bästa fall har man även 1-2 reserver för avbyte under varje tävlingspass. Detta betyder att det krävs mellan 22-24 utbildade funktionärer till varje tävlingspass. Att utbilda sig till tävlingsfunktionär är en fantastik möjlighet för den som inte är insatt i simsporten att få en snabbkurs i simningens spännande värld. Att stå som tävlingsfunktionär är ett väldigt bra första steg in i det ideella arbetet.

Sekretariatet håller i tekniken som krävs för att tävlingen ska flyta på. I sekretariatet körs de datasystem som sätter ihop heatlistor och tidsplan för tävlingen samt som överför alla registrerade tider till bland annat Tempus Open. Sekretariatet är utbildade i två olika system som rullar i bakgrunden av varje tävling, WinGrodan 2.0 samt programmet ICControl. I sekretariatet finns även speaker som guidar simmare och publik genom tävlingar, det finns även kurser för utbildning inom detta. Till sekretariatet krävs mellan 3-5 personer per pass.  

Tävlingsledningen består av tävlingsledare, biträdande tävlingsledare samt starter. I de flesta fall tillhandahåller Stockholms Simförbund med dessa ideella krafter men arrangerar vi egna tävlingar behöver vi bemanna dessa poster. Tävlingsledningen är de personer som tillsammans med sekretariatet ser till att tävlingen startar och fortgår.

Hjälpredor under tävlingen har många spridda men roliga uppgifter. De är på plats och hjälper till med allt från kopiering av heatlistor, fixa kaffe, fixa med funktionärs- och tränarfika, se till att funktionärerna får enklare energipåfyllning under passen, sätta upp heat- och resultatlistor. Man ser egentligen till att bistå sekretariatet, funktionärer och tävlingsledning med diverse mindre uppgifter som gör att tävlingen går ihop.

På- och avriggning gäller främst dagen innan tävling samt kvällen efter sista tävlingspass. I denna uppgift hjälper man arrangemangsgruppen samt de i sekretariatet att ställa i ordning/testa utrustningen för tävlingen. I denna uppgift handlar det mycket om att bära ut utrustning, bygga ihop enklare konstruktioner, lägga i linor och se till att vattennivån hålls hög i bassängen som tävlingen ska genomföras i.

Baka /bemanna café

Våra funktionärer, sekretariat och de som ser till att tävlingen är i rullning gör ett jättearbete! Därför vill vi se till de får god fika och energi. Fika uppskattas och det behöver vi mycket av. Att baka en långpanna eller köpa med sig fika är en viktig funktion samt se till det är rent och snyggt på fikabordet, duka fram det som behövs, koka kaffe och liknande.

Södertörns Simsällskaps senast antagna stadgar: Stadgar 2022

Tränare och simmare skall alltid uppträda på ett proffsigt och sportsligt sätt vilket innebär att:

Vara i god tid och komma väl förberedda till träning och tävling

Ha Södertörns SS kläder på sig när vi representerar klubben i tävlingssammanhang

Äldre simmare skall vara en förebild för de yngre simmarna vilket innebär bland annat att ta ansvar för språkbruk, hälsa och prata med klubbkompisar och ledare från andra grupper samt ha en positiv inställning.

Det är viktigt att vi stöttar varandra under tävlingarna. Att heja på sina klubbkompisar gör vi alltid. Vi sitter tillsammans på läktaren om det finns möjlighet

Vi håller alltid de tider som gäller. Ibland behöver vi ändra tider och det är viktig att lyssna ordentligt på de gemensamma samlingarna vi har.

Södertörns SS tillämpar Riksidrottsförbundets (RF) policy och råd vad gäller alkohol och droger och doping. I korthet innebär detta att ingen alkohol eller andra droger får förekomma i samband med klubbens aktiviteter såsom träning, tävling eller läger. Detsamma gäller när någon representerar klubben i officiella eller tävlingssammanhang. Naturligtvis är alla former av doping inte förenligt med medlemskap i en idrottsförening.

När vi bor borta i samband med läger eller tävlingar ska alla simmare och ledare representera Södertörns SS på ett positivt sätt och se till att det är rent och snyggt runt rummen, läktare och tält.

Kl  22.00 ska simmare och ledare återgå till sina rum och det ska vara lugnt och tyst.

Under mästerskap och bortatävlingar

Om simmare inte ska tävla ett pass ska denne ändå deltaga på läktaren och heja fram sina lagkompisar om ingenting annat är avtalat med tränaren.

Inför mästerskap eller bortatävlingar försöker vi åka tillsammans men det är inget krav. Dock är det viktigt att kommunicera tydligt om man ska åka fram och eller tillbaka med föreningen. Detta ska framgå i god tid innan resa för att underlätta bokningarna.

Mästerskap och bortatävlingar inleds och avslutas alltid med en gemensam samling där alla ska vara på plats, Finns det någon särskild anledning till att simmare behöver åka hem innan ska det diskuteras tillsammans med tränaren.

Vid mästerskap eller bortatävlingar äter vi och bor tillsammans, inga undantag görs. Under måltiderna lägger vi bort telefonerna för att fokusera på att äta och samtala med varandra. Tränarna ansvarar för rumsfördelningarna.

Sammanfattning

Vi hoppas att avsnittet om föräldraengagemang tydligt påvisar att vi från SSS sida förväntar oss att ni som föräldrar ställer upp och engagerar er på det sätt som beskrivs nedan. Det innebär i klartext att vi som minimum önskar att ni som redan inte gjort det går funktionärskursen och deltar på tävlingar som funktionärer. Om ni av något speciellt skäl inte kan eller vill bli funktionär så vill vi att ni kommer med något annat förslag om hur ni skulle kunna hjälpa till.

Policyn kommer att informeras om på föräldramöten och på hemsidan, via mejl och föräldramöten. Vi kommer att publicera datum för funktionärsutbildningar. Frågor och funderingar kan även ställas till respektive tränare eller till verksamhetschefen. Kontaktuppgifter finns under anställda.

Bakgrund

Södertörns Simsällskap har historiskt sett haft en policy som gått ut på att föräldrar frivilligt anmäler sig och ställer upp med att hjälpa till med de uppgifter som måste genomföras för att tävlingar och annat ska fungera. Detta har dock fungerat allt sämre på senare år då det varit en alltmer vikande föräldranärvaro vid föreningens aktiviteter, framförallt vid simtävlingar. Vi har även identifierat en stor framtida risk då dagens föräldraengagemang i huvudsak bygger på en liten grupp föräldrar.  När barnen slutar är det ofta naturligt att även föräldrarna slutar engagera sig i klubben. Det är givetvis inget vi önskar, men vi måste agera som om det är fallet.

Tidigare förslag i styrelsen angående ”tvång och regler” har avslagits men med bakgrund av ovanstående trend har styrelsen nu fattat beslut om en policy för föräldramedverkan i verksamheten. Påpekas bör att förslaget liknar andra föreningars (både simklubbar och föreningar inom andra idrotter) policy för föräldramedverkan i verksamheten.

Policy och regler

För att få en rättvis fördelning och för att försäkra oss om att vi har tillräckligt med funktionärer nu och i framtiden krävs det för att få delta i tävlingsverksamheten att minst en förälder per tävlingssimmare hjälpa till med något av följande uppdrag:

• Tävlingsfunktionär

• Styrelse- eller kommittéarbete

• Södertörns simshop

• Regelbundet ideellt tränaruppdrag, som ideell tränare och som tränare/ledare på tävling

Ideella simtränare
Verkar regelbundet och oavlönat i en eller flera grupper på träning och tävling i gott samarbete med de anställda tränarna, och med övriga ideella tränare."

Vad gör tävlingsfunktionärer?

Ett av de viktigaste engagemangen är den som tävlingsfunktionär. Från det att ditt barn börjar delta i de första tävlingarna förväntas att flertalet föräldrar engagerar sig som tävlingsfunktionärer, till att börja med vid våra egna klubbtävlingar och därefter vid Södertörns inbjudningstävlingar.

För en vanlig inbjudningstävling (tex. UGP, höstsimiaden, SUM-sim) så behövs det ca 30 personer för att genomföra ETT tävlingspass. Om man vidare betänker att en tävling oftast består av 4 pass så skulle det gå åt ca 100 personer om ingen förälder jobbade mer än ett pass! Att SSS kan genomföra tävlingar är oerhört viktigt både ekonomisk och för simmarna själva som oftast stimuleras till fortsatt träning i samband med tävlingar. För att upprätthålla god ekonomi så gäller det ju inte bara att få in pengar utan också att minimera utflödet av pengar. För att tydliggöra vikten av att vi kan erbjuda tävlingar så kan nämnas att intäkten för en klubb är för varje start/per gren och simmare c:a 50 kr.

SSS genomför fortlöpande ett antal funktionärskurser, både öppna kurser och kurser som erbjuds till föräldrar i en och samma simgrupp. I tillägg så anordnas funktionärsutbildningar för alla klubbar av Stockholms Simförbund. Vi hoppas att Ni som inte redan är funktionärer känner Er sugna på att gå någon av dessa kurser och på så sätt bidra till klubbens fortsatta verksamhet. Ni som redan är funktionärer kanske vill prova nya roller så som tävlingsledare, bandomare, starter, sitta i tävlingssekretariatet eller bli distriktsfunktionär.

Man kan bidra som funktionär vid tävlingar utan att vara funktionärsutbildad. Det behövs resurser för tävlingsbyrå: kopiering av startlistor och resultat. Under själva tävlingsarrangemangen finns också följande resursbehov. Ljudansvarig, Kaffekokning, ansvarig för prisutdelning mm.

Förutom att man bidrar till klubbens verksamhet så är en av de stora vinsterna med att utbilda sig som funktionär att man får ännu bättre insikt i vad barnen egentligen håller på med och det blir därmed mycket mer stimulerande att närvara och delta i olika aktiviteter. Är vi dessutom tillräckligt många så behöver inte var och en lägga ned särskilt mycket tid.

Styrelsearbete

Styrelsen syfte är att vara ytterst ansvarig för hela SSS verksamhet. Här finns alltid behov av personer som har Ekonomi-, Personal- eller Organisationskompetens eller starkt idrottsintresse.  I genomsnitt 8-10 styrelsemöten per år.

Arrangemang & Sponsring

Ansvar för förenings tävlingsarrangemang, 2-4 inbjudningstävlingar och 3-6 interna arrangemang per år, 8-10 möten per år. Ansvar för föreningens tävlingsutrustning. Syfte med Sponsring är att öka kännedomen om Södertörns Simsällskap i första hand bland Haninge och Huddinge kommuns företag, så att de kan bygga en positiv image runt sitt varumärke. Vara kreativa på förslag när det gäller nya intäkter .

Kommunikation och information

Bidra i arbetet med att förbättra vår kommunikation till våra medlemmar. SSS hemsida är ett viktigt verktyg och vi behöver hjälp av föräldrar som kan ta ett ansvar tillsammans för att se till att vår hemsida blir levande och alltid har aktuell information.

Simshop

Här säljs klubbkläder, badkläder, simglasögon och annan simutrustning till förmånliga priser. Uppgifter kan bl.a. vara inköp och försäljning. Shopen ger också ett överskott som gör att vi kan hålla nere våra träningsavgifter eller göra olika satsningar.

Tävlingar i Stockholms län

Resor till och från tävlingar sker oftast genom föräldrars försorg. Vi förespråkar samåkning och naturligtvis att trafikregler följs.

Tävlingar längre bort än 2 timmars resa

Vid dessa tävlingar bör gemensam resa anordnas med lämpligt färdmedel. Vid bokning av buss ska kontroll ske vilken policy bussbolaget har kring däck/vinterdäck (gäller vintertid). När vi hyr transporter för lokala transporter ska dessa fordon köras av ledare/tränare.

Tränarna ska helst inte köra simmare till och från t ex mästerskap eller ”resa-bort”-tävlingar. Efter en intensiv helg bör man inte köra våra simmare någon längre sträcka, av säkerhetsskäl.

Vid gemensamma resor ska simmarna delas upp i lagom stora grupper på ledare/tränare så att det blir lättare att ha koll på att alla är med. Detta sker bland annat med avprickningar vid:

-avfärd

- byte av transportmedel

- pauser

- ankomst till destination

Vi gör detta för att inte någon ska ”tappas bort”.

När vi åker med färdmedel som t ex båt och tåg kommer simmaren få adekvat frihet av ledaren.

Viktigt är att föräldrar inte bara lämnar och hämtar sina barn vid upphämtning. Kommunikation ska ske med ledare/tränare både när man lämnar och hämtar sitt barn.

Med stigande ålder sker färre avprickningar. Dock ska alltid simmare prickas av vid resans start och slut.

Det är viktigt att alla simmare VET vem som är ansvarig för dem och att man håller erforderlig kontakt under hela resan. Ingen grupp ska resa utan ansvarig ledare. Dock kan elitgruppen ledas av en simmare som är över 18 år med rätt ansvarskänsla. Det ska tydligt framgå att denna simmare är ledare för gruppen.

Ingen ledare ska ansvara för fler än 15 simmare.

Beroende på simmarnas ålder och mognad i respektive grupp avgör ledaren om resedokumenten ska hållas av simmaren själv eller av ledaren/tränaren, samt vilka regler som ska tillämpas.

Vid vissa ”resa-bort”-tävlingar åker ibland simmare hem med föräldrar eller med annat transportmedel. Det är då av vikt att kommunikation sker tidigt med ansvarig ledare om att simmaren inte kommer att resa hem med gruppen.

I en miljö där det finns ett inbyggt grupptryck för att stötta och hjälpa enskilda individer att nå bortom sin egen satta begränsning, finns också risken att grupptrycket leder till negativa handlingar och vanor. Idrotten är en sådan miljö. Här finns också tillfällen då minderåriga är tillsammans långtifrån sin målsman under någon av klubbens ledares ansvar, t ex på träningsläger.

Södertörns Simsällskap har som mål:

• Att motverka att bruk av alkohol får sin början inom eller genom idrotten.

• Att påverka klubbens aktivas attityd till alkohol- och drogproblem.

• Att föreningens tränare, ledare och funktionärer skall fungera som goda föredömen

Förebyggande arbete

Det är angeläget att kunskapsnivån beträffande alkohol och droger höjs och att attityder förändras. Tränare och andra nyckelpersoner utbildas i alkohol- och drogfrågor. Avsnitt om dessa frågor skall ingå i tränarutbildningen. 

Ledare på alla nivåer har ett ansvar för gruppens medlemmar som bl a innebär att missbruksproblem identifieras och att det så tidigt som möjligt vidtas åtgärder mot bruk av alkohol.

Åtgärder vid bruk av alkohol eller droger vid klubbens aktiviteter

Om en av klubbens aktiva är alkohol- eller drogpåverkad under en träning, tävling, läger eller annan aktivitet då klubben är ansvarig för individen skall följande åtgärder vidtagas:

• Sända hem den aktive från aktiviteten på ett lugnt och inte kränkande sätt.
• Ordna så att han eller hon kommer hem på ett betryggande sätt. Hemresa bekostas av den aktive.
• Informera ordinarie tränare, målsman och styrelsen.
• Ordinarie tränare ordnar ett personligt samtal följande dag (eller snarast).
• Följ upp eventuell tidigare överenskommelse eller handlingsplan. Diskutera lämpliga åtgärder.